หากคุณมีเอกสาร PDF เช่น ใบแจ้งยอดจากธนาคารหรือรายงานทางการเงิน คุณอาจต้องการดึงข้อมูลนี้ลงใน Microsoft Excel ด้วยคุณสมบัติในตัว คุณสามารถนำเข้าและแปลง PDF เป็น Excel โดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย
ฟีเจอร์แสนสะดวกนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องค้นหาโปรแกรมแปลงไฟล์ PDF ไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังให้คุณเลือกและเลือกข้อมูลจากไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้า กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาเพียงนาทีเดียว
บันทึก: ตั้งแต่เริ่มใช้ฟีเจอร์นี้ในเดือนสิงหาคม 2020 ฟีเจอร์นี้จะพร้อมใช้งานสำหรับสมาชิก Office 365 เท่านั้น
เชื่อมต่อไฟล์ PDF กับ Excel
ในการเริ่มต้น ให้เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการใช้ใน Excel แล้วไปที่แท็บข้อมูล คลิกลูกศรดรอปดาวน์ Get Data ที่ด้านซ้ายของ Ribbon เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ From File และเลือก “From PDF”
ค้นหาไฟล์ของคุณในหน้าต่างเรียกดู เลือกไฟล์ แล้วคลิก “นำเข้า”
ถัดไป คุณจะเห็นบานหน้าต่างตัวนำทาง ทางด้านซ้ายคือตารางและหน้าในไฟล์ PDF ของคุณ คุณสามารถค้นหาที่ด้านบนหรือเพียงแค่เลือกองค์ประกอบและดูตัวอย่างทางด้านขวา
เมื่อคุณเห็นรายการที่คุณต้องการนำเข้า ให้คลิก “โหลด” ที่ด้านล่างของหน้าต่าง
เมื่อนำเข้าข้อมูลของคุณจาก PDF แล้ว คุณควรเห็นข้อมูลนั้นในชีตของคุณพร้อมกับแถบด้านข้างการสืบค้นและการเชื่อมต่อ จุดที่มีประโยชน์นี้ช่วยให้คุณปรับข้อมูลที่เชื่อมต่อได้หากต้องการ และเราจะอธิบายตัวเลือกเหล่านี้ด้านล่าง
ปรับการตั้งค่าการโหลด
ถ้าคุณต้องการโหลดข้อมูลในรูปแบบเฉพาะ เช่น pivot table หรือเวิร์กชีตใหม่ ให้เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง Load-down แล้วเลือก “Load to” แทน
จากนั้นเลือกตัวเลือกของคุณในหน้าต่างนำเข้าข้อมูลและคลิก “ตกลง”
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีใช้ Pivot Tables เพื่อวิเคราะห์ข้อมูล Excel
แปลงข้อมูลด้วย Power Query
อีกตัวเลือกหนึ่งสำหรับการนำเข้าข้อมูลจาก PDF ของคุณคือการแปลงโดยใช้ Power Query Editor ในหน้าต่างตัวนำทางที่คุณเลือกองค์ประกอบที่จะนำเข้า ให้คลิก “แปลงข้อมูล” ที่ด้านล่างแทน “โหลด”
ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง Power Query ซึ่งคุณสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น การเลือกหรือเพิ่มคอลัมน์ ย้ายแถวและคอลัมน์ จัดการพารามิเตอร์ และจัดรูปแบบข้อมูล
ปรับข้อมูลที่เชื่อมต่อ
หากคุณต้องการปรับข้อมูลที่คุณนำเข้า คุณสามารถทำได้โดยเปิดข้อมูลจากแถบด้านข้างการสืบค้นและการเชื่อมต่อ จากนั้น คุณสามารถดำเนินการต่างๆ เช่น แก้ไขโดยใช้ Power Query Editor ทำซ้ำ ผสาน เพิ่มการอ้างอิง หรือลบข้อมูลที่เชื่อมต่อ
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีสร้างประเภทข้อมูลของคุณเองใน Microsoft Excel
ดังที่กล่าวไว้ คุณจะเห็นแถบด้านข้างการสืบค้นและการเชื่อมต่อเปิดขึ้นเมื่อคุณนำเข้าไฟล์ PDF หากคุณบังเอิญปิด คุณสามารถเปิดใหม่ได้โดยไปที่แท็บข้อมูล แล้วคลิก “คิวรีและการเชื่อมต่อ” ในริบบิ้น
วางเคอร์เซอร์ของคุณบนข้อมูลที่เชื่อมต่อ แล้วคุณจะเห็นหน้าต่างปรากฏขึ้น ที่ด้านล่าง คุณมีการดำเนินการสำหรับดูในเวิร์กชีต แก้ไข และลบ หากคุณคลิกจุดสามจุด คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ เช่น ทำซ้ำ อ้างอิง และผสาน
คุณยังสามารถจัดการข้อมูลภายในแผ่นงานของคุณได้ตามปกติ หากคุณกำลังใช้ตาราง คุณสามารถกรองและเรียงลำดับได้ คุณยังสามารถเลือกสไตล์อื่น อัปเดตฟอนต์ และใช้การจัดรูปแบบเพิ่มเติมได้
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีสร้างและใช้ตารางใน Microsoft Excel
สำหรับช่วงเวลาที่ข้อมูลที่คุณต้องการใช้งานหรือวิเคราะห์มาในรูปแบบ PDF โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถดึงไฟล์ PDF นั้นลงใน Microsoft Excel ได้โดยตรง
หากคุณต้องการย้อนกลับ ให้เรียนรู้ว่าการบันทึกแผ่นงาน Excel เป็นไฟล์ PDF นั้นง่ายเพียงใด
